一、 会议资料准备

  1：会议资料：由主办单位提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会人数印刷。

    2：领导发言稿（主办单位提供）

    3：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。

    4：项目执行情况资料（主办单位提供）

    5：展板所属图片（主办单位提供）

    6：广告牌设计稿

    7：欢迎布标设计、会议室布标设计

    8：会议礼品（按参会人数准备）

    9：会议代表证

   10：会议用餐券

    二、设备及设施准备

     1：投影仪、多媒体电脑一台

    2：广告牌按设计稿制作好，根据要求准备

    3：会议室一间（根据入会人数安排)

    4：车辆准备

    5：麦克风3只

    6：订制领导座次牌（名单由主办单位提供）

    7：会议形式：座谈及课桌形式

    8：照相机一台、由专业人员操作

    9：摄影机一台、由专业人员操作

    三、会前准备工作

    1：根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置(或分组讨论)（会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按部落实到位。

      2：据酒店提供的房情表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。

      3：提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。

      4：提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。

      5：与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全隐患的发生。

      6：成立保健医疗组，避免个别代表发生高原反应，联系就诊。

7：在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指示箭头。

8：确定会场摄影点和时间。